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Adjointe administrative / Administrative Assistant

SCM Service d'assurances

C'est un Contrat job à Laval, QC publiée le juin 4, 2021.

Company:IndemniProAdjointe administrative / Administrative Assistant

Résumé du poste

Ce rôle fournira un soutien administratif et bureautique à un groupe d’experts de l’équipe du BBCG Laval dans l’exercice de leurs fonctions.

Administration

  • Ouvrir et distribuer poste/courrier
  • Pour les documents des dossiers réclamants, numériser les documents et envoyer dans les fichiers respectifs
  • Prendre les appels et les transférer à l’expert concerné
  • Entrer le temps journalier de toute l’équipe
  • Placer les commandes de fourniture de bureau
  • Produire/émettre la facturation mensuelle et transmettre aux clients
  • Envoyer demande de paiement pour factures impayées 60 jours +
  • Toute autre tâche requise

Dossiers

  • Ouvrir les nouveaux dossiers
  • Préparer diverses lettres/dictées pour les réclamants
  • Préparer divers contrats/quittances pour les réclamants
  • Préparer divers rapports/dictées pour les assureurs
  • Faire échange quittance/chèque – réclamant passe au bureau
  • À la demande de l’expert, faire des recherches sur internet
  • À la demande de l’expert, préparer divers tableaux
  • Traduire divers documents/lettres/courriels en anglais/français lorsque nécessaire
  • Classement (physique/virtuel), si nécessaire
  • Toute autre tâche requise

Qualifications et compétences requises

  • Études postsecondaires (diplôme ou certificat) liées au secrétariat ou à l’administration de bureau ; une formation en comptabilité sera un atout.
  • De préférence avec au moins 5 ans d’expérience de travail pertinent fournissant un soutien administratif à une équipe de professionnels.
  • Maitrise de Microsoft Office, en particulier Word, Excel et PowerPoint. La connaissance d’Adobe PDF pour la création de documents/formulaires et mise en page est un atout.
  • Maitrise de l’anglais et du français parlés et écrits (bilingue)
  • Capacité à prioriser le travail et à gérer les attentes
  • Excellentes compétences organisationnelles.
  • Possède de solides capacités d’initiative et peut travailler avec un minimum de supervision.

Job Summary

This role will provide administrative and office support to a group of experts at the BBCG Laval team in the performance of their duties.

Administration

  • Handling of mail/courier
  • For documents for our claimants’ files, scan and upload into each respective file
  • Take calls and transfer to the proper expert.
  • Enter Day Cards for the team
  • Order supplies
  • Process/issue monthly invoices and submit to the clients
  • Prepare payment request for unpaid invoices for more than 60 days
  • Other duties as required

Files

  • Open new files
  • Prepare various letters/dictations for the claimants
  • Prepare various contracts/releases for the claimants
  • Prepare reports/dictations for the insurers
  • Exchange release/cheque – claimant comes to the office
  • Under the supervision of the expert, search information on the internet
  • Under the supervision of the expert, prepare various tables
  • Translate various documents/letters/emails in English/French when required
  • Filing (physical/virtual), if necessary
  • Other duties as required

Qualifications and Skills Required

  • Post-secondary education (Diploma or Certificate) related to Secretarial or Office Administration; background in accounting will be an asset.
  • Preferably with at least 5 years of relevant work experience providing administrative support to a team of professionals.
  • Proficient with Microsoft Office, particularly Word, Excel and PowerPoint. The knowledge of Adobe/PDF for documents / forms creation and layout is an asset.
  • Proficiency in spoken and written English and French (bilingual)
  • Ability to prioritize work and manage expectations
  • High organizational skills and able to think on their feet.
  • Has strong initiative skills and can work with minimum supervision.

Qualifications and experience:

  • Grade twelve diploma
  • A post secondary diploma in Office Administration will be given preference.
  • Previous experience within a dynamic team will be given preference.
  • Minimum 4 – 6 year’s experience in an administrative support role is required
  • Previously demonstrated ability to execute high attention to detail
  • Demonstrated ability to manage changing priorities and proven organizational skills
  • Demonstrated behaviors showing initiative behaviors and follow-up skills
  • Demonstrated ability to maintain a high level of confidentiality
  • Demonstrated professionalism and work ethic
  • Proven ability to contribute to and work well within a team environment
  • Intermediate experience with Excel, Word, PowerPoint is required
  • All other computer applications -must have the aptitude and ability to learn as required (i.e. Visio).
  • Detail Oriented
  • Customer Service oriented
  • Action oriented