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Adjointe administrative (18.75 heures)

Banque Scotia

C'est un Contrat job à Laval, QC publiée le février 8, 2024.

Numéro de la demande: 190533

Joignez une équipe gagnante, engagée et axée sur les résultats qui évolue dans une culture inclusive et de haut rendement.

Résumé

Le titulaire du poste fournit un soutien administratif au vice-président de district, et ce, dans le respect de la confidentialité. Il doit remplir une variété de fonctions de soutien administratif pour le service, tout en étant conscient des priorités afin que le groupe puisse atteindre ses objectifs et respecter ses échéances. Il soutient les membres du service dans leurs différents projets et leurs tâches quotidiennes.

Responsabilités

  • Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer. Organiser les conférences téléphoniques et les vidéoconférences en ayant recours aux fournisseurs privilégiés de la Banque Scotia.
  • Organiser et coordonner les déplacements (au moyen du système en ligne Egencia); planifier les réservations et les itinéraires et en assurer le suivi.
  • Organiser et tenir à jour les dossiers administratifs, la correspondance et autres documents.
  • Coordonner les horaires du vice-président de district et assurer la prise de rendez-vous, à la demande.
  • Faire des copies de la correspondance et autres documents imprimés, à la demande.
  • Gérer la logistique derrière les réunions, notamment la réservation des salles, le soutien technique et audiovisuel et les services de traiteur, le cas échéant.
  • Fournir un soutien pour la tenue à jour des bases de données liées aux clients (à l’aide d’Excel et de Salesforce).
  • Entretenir de solides relations d’affaires en offrant une aide courtoise et efficace aux clients internes et externes.
  • Contribuer dans la mesure du possible à la recherche sur les entreprises sur Internet, auprès des Services documentaires ou à l’aide d’autres services en ligne. Pourrait aussi avoir à communiquer directement avec des entreprises afin de mettre à jour leurs coordonnées.
  • Remplacer les autres adjoints administratifs pendant les heures de dîner, les congés de maladie et autres absences.
  • Partager les responsabilités de l’équipe administrative afin de soutenir l’ensemble du service (c’est-à-dire en gérant les documents entreposés à l’extérieur de la Banque, les fournitures de bureau et les demandes ponctuelles de l’administrateur du service).

Exigences

  • Diplôme d’études secondaires (minimum) et de préférence deux années d’expérience dans un poste administratif exigeant une grande polyvalence dans un milieu dynamique. Une connaissance générale du secteur des services financiers ainsi que la capacité d’apprendre rapidement constituent aussi des atouts.
  • Solides habiletés techniques et connaissance de MS Office 2010, notamment :
  • Word – utilisation fréquente;
  • Excel – utilisation fréquente pour les dépenses et les bases de données (le niveau exigé varie selon le groupe);
  • PowerPoint – utilisation à l’occasion pour aider avec des tâches d’impression et des modifications mineures.
  • Fortes aptitudes pour l’organisation et la coordination.
  • Compétences en planification d’événements.
  • Aptitude pour la gestion des priorités de plusieurs personnes, et ce, pour veiller à ce que les tâches attribuées à différentes personnes soient accomplies correctement, dans le respect des échéances.
  • Excellente aptitude à résoudre des problèmes.
  • Compétences démontrées en communication verbale et écrite et capacité à communiquer avec les employés de tous les échelons de l’entreprise. Facilité à comprendre les directives.
  • Capacité à travailler dans un environnement dynamique et parfois stressant.
  • Excellentes compétences en gestion du temps pour pouvoir traiter rapidement les documents urgents et supporter la pression occasionnée par les échéances de dernière minute.
  • Désir de prendre en charge les tâches et d’assumer la responsabilité de les mener à bien.
  • Grande tolérance au changement et adaptabilité à celui-ci. Savoir faire preuve de souplesse.
  • Capacité à faire des heures supplémentaires au besoin, souvent sans préavis (de manière sporadique).

Conformément à l’évaluation des besoins linguistiques effectuée par la Banque Scotia, le candidat retenu doit pouvoir communiquer en anglais et en français car il se peut qu’il serve une clientèle anglophone

Emplacement(s): Canada : Québec : Montreal

La Banque Scotia compte parmi les chefs de file du secteur bancaire au Canada et des fournisseurs de services financiers dans les Amériques. Nous sommes là pour l’avenir de tous. Nous contribuons à la réussite de nos clients, de leur famille et de leur collectivité en offrant des conseils et une vaste gamme de produits et de services, dont des services bancaires aux particuliers, aux entreprises et aux sociétés, des services bancaires privés, d’investissement et de gestion de patrimoine ainsi que des services liés aux marchés des capitaux.

Nous valorisons les compétences et les expériences uniques que chacun apporte à la Banque et nous nous engageons à offrir un environnement inclusif et accessible pour tous. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement et de sélection (p. ex. un lieu d’entrevue accessible, des documents dans un autre format, un interprète de la langue des signes ou une technologie d’assistance), veuillez en informer notre équipe de recrutement. Pour obtenir du soutien technique, cliquez ici. Les candidats doivent postuler directement en ligne. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour la Banque Scotia; cependant, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.